Hoe klink jij?

Hoe klink jij?

Voordat je iemand voor het eerst ontmoet, heb je vaak telefonisch contact. En tijdens dat eerste telefonische contact heb je meteen een indruk van iemand. Je ziet een beeld voor je van die persoon: je schat de leeftijd in en hoe diegene eruitziet. De stem heeft ook invloed op hoe deskundig, vriendelijk en enthousiast iemand overkomt. Door de stem krijg je ook een indruk of iemand het druk heeft en niet gestoord wil worden. Niet alleen wát je zegt, ook hóe je het zegt is belangrijk. Onderaan dit artikel staan 5 stappen om je voicemailbericht te verbeteren.

Eerste indruk via het welkomstbericht op je voicemail

Ook als je iemand niet meteen aan de telefoon krijgt, vorm je al een indruk over iemand. Je komt dan eerst terecht in het welkomstbericht van de voicemail. Met dat bericht laat iemand ook een indruk achter, zelfs ook al wanneer iemand alleen zijn/of haar naam inspreekt. Weet je hoe jouw eigen welkomstboodschap klinkt? Je bent je daar meestal niet van bewust. Vaak hebben we die boodschap jaren geleden ingesproken. Wellicht rijdend in de auto of even gehaast vlak voor een afspraak of vakantie. We denken meestal wel na over welke informatie we in het welkomstbericht willen laten horen, maar zelden over de indruk die we achterlaten.

Tips voor professioneel stemgebruik op je voicemail

• Het heet niet voor niets een welkomstbericht: je wilt dus mensen welkom heten. Als je dat beseft, zul je het welkomstbericht al anders inspreken: duidelijker en rustiger.
• Je kunt ook een welkom gevoel geven door iets te zeggen als: ‘Laat me weten wat ik voor je kan doen, dan reageer ik zo snel mogelijk.’
• Als je vriendelijk en tegelijkertijd zakelijk wilt klinken, heb je zowel hoogte als laagte nodig in je melodie.
• Spreek in een rustig tempo, articuleer goed en maak gebruik van pauzes, zodat degene die je belt tijd heeft om aan jouw stem te wennen en de informatie goed kan verstaan.
• Eindig je welkomstbericht altijd met een duidelijke punt. Dan gaat je toon aan het eind van de zin vanzelf naar beneden. Daaraan hoort de beller dat het bericht eindigt en dat hij bijna kan inspreken.

Verbeter je voicemailbericht in 5 stappen:

1. Luister aandachtig naar je eigen welkomstbericht.
2. Beantwoord de volgende vragen:
   • Ben je goed te verstaan? Spreek je duidelijk en articuleer je goed, zonder te snel te praten?
   • Praat je steeds even hard of wordt je stem zachter aan het eind van de zinnen of aan het eind van de boodschap?
   • Is de melodie monotoon of juist beweeglijk: varieer je in toonhoogte?
   • Spreek je degene die je belt met u of met je aan? Heb je daar bewust voor gekozen?
   • Zijn er achtergrondgeluiden te horen?
   • Welke informatie geef je?
3. Vraag jezelf af of je met dit bericht de gewenste indruk achterlaat. Klink je zakelijk, vriendelijk, gehaast of bescheiden? Nodigt jouw welkomstboodschap uit om iets in te spreken of laat je door je stem merken dat je eigenlijk helemaal niet zit te wachten op een ingesproken bericht?
4. Vraag enkele bekenden wat ze van je welkomstbericht vinden.
5. Neem de tijd om je welkomstbericht aan te passen. Doe het meteen, want je bent zo weer een paar maanden verder.

In de training Overtuigend Stemgebruik krijg je ook tips voor je welkomstbericht op je voicemail en veel meer tips zodat je kunt laten horen dat je een professional bent.

En deze en nog veel meer tips staan ook in het boek Profileren zonder Opscheppen.