Online meetings? Zo maak je een professionele indruk

Sinds corona werken veel mensen regelmatig vanuit huis. Inmiddels zijn we daar allemaal steeds meer aan gewend. Problemen met inloggen hebben we nauwelijks meer. Nog regelmatig zie ik mensen die niet goed in beeld komen. Dat is een gemiste kans. Als je niet goed in beeld bent leidt dat af van de inhoud en dat wil je natuurlijk niet. Het is belangrijk dat je ook tijdens online meetings een professionele indruk maakt.

Deze tips helpen je:

1. Je achtergrond is een belangrijk onderdeel van je uitstraling. Sommigen kiezen voor een standaard achtergrond waar ze op geprojecteerd worden. Heb je een kaal hoofd of strak kapsel? Dan gaat dat aardig goed. Je ziet vaak vreemde blokken verschijnen in beeld, bijvoorbeeld als je hoofd of haar een beetje beweegt of als je iets met je handen doet. En die blokken trekken de aandacht, waardoor er minder naar je inhoud wordt geluisterd. Dat is zonde. Wil je toch graag voor een standaard achtergrond kiezen, denk dan na over wat je wilt uitstralen en of de achtergrond helpt bij dat gewenste beeld. Want onbewust heeft dat veel invloed. Zo zat Mark Rutte tijdens zijn eerste coronatoespraak in zijn statige werkkamer met op de achtergrond veel boeken en schilderijen van sterke liberale voorgangers. Daarmee benadrukte hij zijn leiderschap, intelligentie en maatschappelijke betrokkenheid. Hoe sta jij bekend bij je collega’s? Wat wil je benadrukken? Dat je alles goed voor elkaar hebt, strak georganiseerd? Zie je dat ook terug in je achtergrond?
2. Zorg dat je echt aanwezig bent bij het online gesprek. Laat je niet afleiden door mails of andere werkzaamheden en zet je telefoon op stil en schakel alle andere meldingen ook uit. Laat zien dat je volledige aandacht hebt voor je gesprekspartner(s). Ik zie af en toe iemand weglopen bij een overleg of dat iemand een telefoontje beantwoordt. Grote kans dat dat anderen stoort. Als je een telefoontje of belangrijk bericht verwacht geef dat dan vooraf aan. Je denkt misschien dat je verkeerde aandacht trekt als je dat aangeeft, maar het is echt veel prettiger voor de ander als je dat wel doet.
3. Iets minder formele en comfortabele kleding dan normaal kan zeker. Zorg er wel voor dat je outfit jouw kwaliteiten bevestigt. Draag een opvallende kleur of uitgesproken print wanneer je creatief en enthousiast wilt overkomen. Of kies voor een rustigere, donkere kleur en eventueel een jasje als je je deskundigheid wilt benadrukken.
4. Net als bij fysieke ontmoetingen is het ook online belangrijk dat je je gesprekspartner aankijkt. Check of, als jij naar de anderen kijkt, ze jou ook in je gezicht kijken. Sommigen zijn van de zijkant in beeld, vaak doordat ze met meerdere schermen werken. Probeer de camera boven het scherm te hebben waar jij naar toe kijkt. Let ook op de juiste belichting en camerastand. Een camera die van boven naar beneden gericht staat laat mensen op je neerkijken. Van onderaf gezien maakt het ook niet charmanter. De beste stand is recht van voren waarbij je ogen op 2/3 van het scherm staan. Qua belichting is het slim om met je gezicht naar het raam te zitten zodat je gezicht goed belicht wordt. Als het erg fel zonlicht is, is het handig als er een doorschijnend gordijn is. Te veel licht van achteren maakt je gezicht donker en slecht zichtbaar.
5. Vergaderingen online zijn (lijken) vaak efficiënter dan fysieke overleggen. Iedereen logt in en de vergadering begint meteen. En ook aan het eind blijft er niemand meer hangen. Geen tijd voor ‘onnodig’ geklets. Maar juist in de gesprekken voor- en achteraf hoor je vaak belangrijke informatie. Probeer ook nu mensen vooraf of achteraf even informeler te spreken. Geef aan dat je nog even wat wilt bespreken 1-op-1. Of bel de ander even vooraf of achteraf.

Veel succes bij je volgende online meetings

PS: Merk je dat al dat thuiswerken niet echt bijdraagt aan je zichtbaarheid en wil je weten hoe je ervoor zorgt dat je leidinggevende en collega’s weten waar je de hele dag mee bezig bent? Lees dan deze tips van zichtbaarheidsspecialist Mirjam Hubregtse.

Trainingen die je helpen om een professionele indruk achter te laten bij vergaderingen zijn Profileren zonder Opscheppen en Overtuigend Stemgebruik.