Maar eeh, daar ben jij toch gewoon voor?

Dit artikel gebaseerd op een eerder verschenen artikel in het magazine van Management Support.

We voelen ons lang niet altijd gezien en gewaardeerd, blijkt uit een rondvraag van Management Support. Hoogste tijd om jezelf meer in the picture te zetten, en – geen zorgen – dat kan prima zonder opscheppen.
Het gebeurde een jaar of vijftien geleden, schat Jacqueline Bruinsma, maar ze weet het nog precies. Een theateravondje, samen met collega-secretaresses. Na afloop stapt een van de accountmanagers, ook een collega, op hen af en vraagt met een serieuze blik: ‘Zo, dames, snapten jullie het een beetje?’ Ze vertelt het nog steeds met verbazing. “Voordat ik het wist reageerde ik met: ‘Staat er ‘idioot’ op ons voorhoofd geschreven ofzo?’”

Ouderwets beeld van secretaresses: typemiep uit de jaren 50

Inmiddels werkt ze alweer jaren als managementassistente bij Hogeschool Zuyd. En met veel plezier. Toch blijkt het ouderwetse beeld van de secretaresse soms hardnekkig, ook in privésfeer trouwens. “Dat we vooral agenda’s bijhouden en koffie rondbrengen, koketterend met onze jurkjes en hakjes. Zo’n typemiep uit de jaren vijftig.” Een rondvraag onder lezers van Management Support bevestigt dit gevoel. ‘Er hangt een achterhaald beeld rond de secretaresse,’ schreef een lezer. En: ‘Ik voel me vaak niet serieus genomen, ook al heb ik een carrière in andere beroepen achter de rug.’ Veel lezers mailden dat ze meer dan de standaard werkzaamheden doen, maar ‘dat wordt niet opgemerkt.’

Overvol takenpakket

Margriet Noppen kan er over meepraten. Gelukkig niet vanuit haar huidige werkgever, vertelt ze opgewekt. Sinds vorig jaar werkt ze bij Rijkswaterstaat, inmiddels als managementondersteuner van de hoofdingenieur-directeur van Verkeer & Watermanagement. “Yes, bij deze organisatie kom ik thuis,” dacht ik meteen. “Ik voel me gelijkwaardig en mijn takenpakket is netjes afgestemd op de interne klant.” In eerdere banen, bij kleinere commerciële bedrijven, was dat weleens anders. “Financiële taken erbij, nog wat facilitaire zaken en personeelsmanagement. Het ging ongemerkt, zo van: dat doet Margriet wel even. Natuurlijk, dat werkt twee kanten op. Ik liet het ook zelf gebeuren, en dat voelen mensen aan.” Ook Jacqueline herkent het, wel vanuit haar huidige baan. “Naast mijn taken bij de afdeling Finance & Control doe ik van alles. Leuk werk, dat zeker. Ik ben bijvoorbeeld ook arbocoördinator en sprong een jaar bij Studentenzaken bij. ‘Joh, ik wist helemaal niet dat je dat ook allemaal deed?’, zei een van de teamleiders laatst.’ Dan gaan er toch iets niet helemaal goed…,” lacht ze bescheiden.

Shinen of stille kracht?

De verhalen komen Mirjam Hubregtse bekend voor. Als eigenaar van Room to Grow is ze gespecialiseerd in zichtbaarheid en personal branding. Ze schreef het boek Profileren zonder Opscheppen en regelmatig traint en begeleidt ze ook secretaresses. Mirjam ziet twee oorzaken. Eén, de aard van de functie, net als bij staffuncties bijvoorbeeld. “Je kunt niet makkelijk aantonen wat het resultaat van al je werk is. Een advocaat wint een zaak, een salesmanager haalt klanten binnen. Daardoor is hun werk automatisch al veel zichtbaarder.” Twee, de aard van het beestje zelf. “Veel secretaresses zijn bescheiden, ze zijn vaak de stille kracht op de achtergrond.” Wat dat betreft staat Jacqueline ‘nu op een kantelpunt’, bekent ze. “Moet ik gewoon accepteren dat ik een achtergrondfunctie heb, enigszins onzichtbaar, zoals het beeld van vroeger? Of is het mijn tijd om te shinen?” Het antwoord van Mirjam daarop is helder: “Dat laatste, je bent zelf aan zet.”

Bescheiden mensen die laten zien waar ze van zijn, dát zijn de fijnste collega’s om mee te werken

Maar, geeft ze direct toe, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. “Bij assistants merk ik een dubbel gevoel. Ja, ze willen meer waardering, maar tegelijkertijd niet op de voorgrond stappen. Alleen het één kan niet zonder het ander. Net als de acteur die applaus wil zonder in de spotlights op te treden.” Vooruit, zo erg hoef je ook weer niet in de belangstelling te staan. Het gaat om kleine stapjes en vooral niet om opscheppen, het grote misverstand over profileren – vandaar de titel van haar boek ook. “Dus mijn bescheidenheid moet overboord, zeggen mensen weleens tegen me. Nee, nee, nee! Sterker, bescheiden mensen die zich profileren, dát zijn de fijnste collega’s om mee te werken.” En laten support professionals daar de perfecte eigenschappen voor hebben. Mirjam omschrijft profileren dan ook als ‘laten zien wie je bent en wat je bij te dragen hebt.’ Ze vervolgt: “Je focust op de ander, wat heeft hij of zij nodig? En wat kun jij bieden? Die servicegerichtheid zit de secretaresse natuurlijk als gegoten.”

Zichtbaarheid moet geen doel op zich zijn

Alleen die eerste stap uit de coulissen, hoe zet je die? “Besef dat zichtbaarheid nooit een doel op zich is, je doet het mét een doel,” benadrukt Mirjam. Dat kan van alles zijn. Een nieuwe baan, binnen of buiten de organisatie. Promotie. Meer salaris. Die toffe klus. Of, ‘gewoon’, wat vaker een compliment krijgen. Gelukkig zit dit wel goed bij Margriet en Jacqueline. Margriet: “Mijn interne klant zegt regelmatig spontaan dat ik het goed doe, en ik haal ook bewust feedback op.” Ook Jacqueline krijgt van haar leidinggevende regelmatig leuke reacties als ‘top gedaan!’. Daar is ze blij mee, maar toch knaagt er iets, diep vanbinnen. “Ik verzorg bijvoorbeeld de complete planning- & controlcyclus, inclusief managementrapportages. Werk dat eigenlijk twee salarisschalen hoger ligt. Ik sta al tijden op het punt actie te ondernemen, maar ja, dat stemmetje in mezelf – ik ben een harde werker, het hoort gewoon bij mijn werk – houdt me tegen.”

Focus op de ander

Volgens Mirjam is het dan ook belangrijk om je doel zo concreet mogelijk te maken. “Stel, je wilt meer waardering. Vaak wordt zo’n doel meteen afgezwakt: ‘Ja maar, ik hoef ook niet de hele dag schouderklopjes. Wat dan wel precies, vraag ik dan. Hoe voelt het voor je, meer waardering?” Heb je je doel eenmaal goed voor ogen, neem dan een paar extra klussen aan die hierbij aansluiten. En bij wat je goed kunt, je kwaliteiten. Margriet doet dit regelmatig, laatst nog dankzij een collega die hulp nodig had bij de planning van online cursussen. “Complexe, maar ontzettend leuke klus. Bovendien vond ik het een compliment dat ze me vroeg.” De volgende stap is om te delen dat je dit extra werk hebt opgepakt, op een servicegerichte manier en aan de juiste mensen, passend bij je doel. Zoiets als: ‘Ook handig voor jou om te weten dat ik dit doe en als je me nodig hebt, kun je me altijd bellen.’ De andere kant van de medaille is wel: durf ‘nee’ te zeggen tegen opdrachten die je verder van je doel af laten drijven. Volgens Mirjam kan dit ook prima vanuit een hulpvaardige houding. “Geef tips om diegene verder te helpen en benadruk waar je focus op dit moment wél ligt, zo weet diegene dit in het vervolg ook.”

5 tips voor Secretaresses in de Spotlights:

1. Zie netwerken als anderen helpen, niet als showen of om hulp vragen.
2. Verschuif je focus, bijvoorbeeld bij sollicitaties. Niet: ik zoek een baan. Wel: ik help de organisatie graag verder.
3. Werk aan je zelfvertrouwen. Want wil je overtuigen? Dan moet je eerst overtuigd zijn van je eigen verhaal.
4. Besef dat het een gemiste kans is anderen niet van jouw expertise gebruik kunnen maken.
5. Maak van je to-do-list een ta-da-list. Ofwel, hou ook bij wat je hebt gedaan en welke resultaten je hebt behaald. Zorg dat er steeds meer klussen opkomen die je motiveren en bij je doel passen

Wil jij jezelf ook wat vaker in de spotlights zetten?

Doe dan eens mee aan Profileren zonder Opscheppen, Profileren op Papier, Jezelf Pakkend Presenteren, Stijlvol en Succesvol jezelf laten zien of Overtuigend Stemgebruik. Niet alleen door je gedrag, ook met je woordkeuze, uiterlijke presentatie, stemgebruik en houding kun je laten zien en horen hoe jij anderen kunt helpen.

En deze en nog veel meer tips staan ook in het boek Profileren zonder Opscheppen. Leuk cadeau voor jezelf, maar ook voor de secretaresses en andere onzichtbare ondersteuners op de achtergrond in jouw organisatie.