Staat je out-of-office-bericht al aan?
Alle schoolgaande kinderen hebben inmiddels vakantie. Jij ook? Tijd om te ontspannen en te genieten! Maar voordat je je out-of-office-bericht instelt en je werk achter je laat, laten we ervoor zorgen dat jouw afwezigheidsmelding professioneel en effectief is. Lees hier praktische tips en duidelijke voorbeelden om je out-of-office-bericht in de vakantiemodus te zetten.
- Wees duidelijk en beknopt. Niemand houdt van ellenlange berichten met te veel details.
- Geef aan of je je mail wel of niet (af en toe) leest of dat iemand anders de mail leest en wat er dan met de mail gebeurt.
- Geef aan hoe je eventueel wel bereikbaar bent voor urgente en/of belangrijke zaken, bijvoorbeeld via WhatsApp.
- Vermeld de datum waarop je de mail verwacht te kunnen beantwoorden. Ik ontvang nog vaak out-of-office-berichten met alleen de melding dat diegene er niet is: ‘Ik ben er momenteel niet, en de mail wordt niet doorgestuurd.’ Het is prettig om te weten hoe lang je nog moet wachten op een antwoord en of je op zoek moet gaan naar een collega die je verder kan helpen.
- Mensen mailen jou vaak omdat ze een vraag hebben. Zorg ervoor dat duidelijk is bij wie ze terechtkunnen met hun vragen tijdens jouw afwezigheid. Geef de contactgegevens van de juiste persoon zodat er geen misverstanden ontstaan en belangrijke zaken niet blijven liggen. Ga ervan uit dat een klant of relatie die je mailt je niet onnodig wil lastigvallen. Schrijf daarom niet: ‘Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met mijn collega.’ Een klant kan dat lezen als: ‘Mijn collega wil liever niet gestoord worden, die heeft het al druk genoeg.’ Misschien gaat je klant zijn vraag dan wel stellen bij de concurrent. Maak het iets uitnodigender: Heb je vragen over [onderwerp], dan beantwoord mijn collega die graag [naam en e-mail van collega].
- Denk na over of je out-of-office-bericht wel aan moet staan en hoe lang. Het verschilt per functie of je altijd bereikbaar moet zijn en of het belangrijk is dat mensen die jou mailen terechtkunnen bij een collega die jou vervangt. Mijn out-of-office-bericht zet ik alleen aan als ik een aantal dagen achter elkaar echt niet per mail bereikbaar ben. Je kunt er ook voor kiezen om je out-of-office-bericht pas 1 of 2 dagen na je terugkomdag uit te zetten. Dat geeft je de ruimte om niet meteen op je eerste werkdag alle mails te hoeven beantwoorden en actie te ondernemen. En je kunt het bericht ook al iets eerder aanzetten dan je daadwerkelijke vertrek, zodat je niet op je laatste vaak superdrukke werkdag voor je vakantie nog allerlei mails hoeft te beantwoorden.
Een out-of-office-bericht kan heel eenvoudig zijn, bijvoorbeeld zo:
‘Dank voor je e-mail. Ik ben momenteel op vakantie. Vanaf [datum] lees ik mijn e-mails weer. Heb je vragen over [onderwerp], dan beantwoordt mijn collega die graag [naam en e-mail van collega]. Als er echt iets urgents is waarvoor je mij wilt bereiken kan dat via WhatsApp [telefoonnummer]. Fijne zomer!’
Met deze tips ben je klaar om jouw out-of-office-bericht in te stellen en volop te genieten van je welverdiende vakantie. Laat je werk even achter je en laad jezelf op voor een energieke terugkeer.
De vakantieperiode is natuurlijk ook een mooi moment om na te denken over je persoonlijke ontwikkelmogelijkheden.
Waar zit bij jou nog ruimte om te groeien? Kijk hier naar de mogelijkheden.
Geniet van je vakantie!
