Bijna op vakantie?
Met dit heerlijke weer denk je natuurlijk snel aan vakantie, of een dagje lekker vrij. Voor mij duurt het nog even voordat ik op vakantie ga. Maar regelmatig neem ik even vrij en ben ik aan het wandelen, fietsen of kun je mij vinden op het water. Mijn out-of-office-bericht zet ik alleen aan als ik een aantal dagen achter elkaar echt niet per mail bereikbaar ben. Het verschilt natuurlijk per functie of je altijd bereikbaar moet zijn en of het belangrijk is dat mensen die jou mailen terechtkunnen bij een collega die jou vervangt. Dat zou invloed moeten hebben op het instellen van je out-of-office bericht en de inhoud daarvan. Vaak ontvang ik out-of-office-berichten die te weinig of onduidelijke informatie geven. Ik heb dan geen idee wanneer mijn mail wel beantwoord zal worden of aan wie ik mijn vraag kan stellen.
Reden van je afwezigheid
Als je je afwezigheidsmelder instelt is het soms een goed idee om de reden van je afwezigheid te vermelden. Bedenk daarbij of het relevant is voor de lezer en wat het bericht over jou vertelt. ‘Woensdag is mijn papadag en daarom ben ik vandaag afwezig’, is daarom wellicht geen goede afwezigheidsmelding. ‘In verband met de expansie van onze organisatie naar Frankrijk, ben ik deze week afwezig voor een intensieve Franse taaltraining’, laat zien waarmee jij en jouw organisatie bezig zijn. Als je aan een nieuwe baan gaat beginnen is het handig voor de mensen die jou mailen om te weten wie jou vervangt en hoe zij die kunnen bereiken. En als je contact wilt houden met mensen die jou mailen, vermeld dan ook je nieuwe mailadres of een link naar je LinkedInprofiel.
Out-of-office bericht is niet voor jezelf
Besef dat je een out-of-office-bericht niet (alleen) voor jezelf schrijft. Het is bedoeld om iemand te vertellen dat je niet of niet meteen op zijn bericht kunt reageren. Het is voor de ander vooral van belang dat hij weet hoe en wanneer hij je eventueel wel kan bereiken. Of bij wie hij wel met zijn vraag terechtkan. Als je je realiseert dat dit bericht voor de ander is, weet je dat een eenvoudig ‘Ik ben afwezig en deze mail zal niet doorgestuurd worden’ niet voldoende is.
Wat zegt jouw out-of-office-bericht over jou?
Ga ervan uit dat een klant of relatie die je mailt je niet onnodig wil lastigvallen. Schrijf daarom niet: ‘Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met mijn collega.’ Een klant kan dat lezen als: ‘Mijn collega wil liever niet gestoord worden, die heeft het al druk genoeg.’ Misschien gaat je klant zijn vraag dan wel stellen bij de concurrent. Beter is: ‘Voor al uw vragen kunt u terecht bij….’
Een goed out-of-office bericht zorgt ervoor
dat een relatie een positief beeld over jou en
jouw organisatie houdt of krijgt.
Profileren als een professional betekent niet dat je continu aan iedereen moet vertellen hoe goed je bent en waar je mee bezig bent. Liever niet! Laat het het subtiel zien, bijvoorbeeld met je out-of-officebericht.
