Vergaderen: wat je denkt beinvloedt wat je doet

Wat een tijdverspilling!
Wat praat die man lang Iemand anders heeft mijn punt al ingebracht, dus ik houd mijn mond maar.
Ik kom vast niet uit mijn woorden
Wat een onzin! Wat doe ik hier eigenlijk?

Negatieve gedachten hebben een negatief effect

Bovenstaande is een greep uit gedachten die mensen hebben tijdens vergaderingen. Bedenk: alles wat je denkt, heeft invloed op wat je doet. Negatieve gedachten hebben vaak een negatieve invloed op wat je doet. Vooral als die gedachten heel lang in je hoofd spoken. Ga maar eens na: je vindt het onzin wat iemand zegt, je raakt geïrriteerd en hoe langer je wacht met reageren, hoe moeilijker je uit je woorden komt. Je stem klinkt op dat moment ook anders dan wanneer je eerder, en waarschijnlijk rustiger, had gereageerd. Doordat het er niet lekker uitkomt, krijg je niet de reactie waarop je had gehoopt. Als je vindt dat anderen steeds lang aan het woord zijn denk je wellicht: ik houd niet van tijdverspillen en ik laat ze zien dat het ook heel kort kan. Deze gedachte beïnvloedt je houding en ook welke woorden en toon je gebruikt. Je klinkt daardoor waarschijnlijk afgemeten of juist heel fel.

Jouw expertise moet gehoord worden

Doordat je je verhaal inkort doe jezelf en daarmee anderen tekort. Jij zit als professional in die vergadering en jouw expertise mag je anderen niet ontnemen. Het is zonde als jij jouw verhaal inkort of zelfs afraffelt. Neem altijd de tijd om bij de anderen te checken of je aansluit en of ze je begrijpen.

Goed voorbereid naar een vergadering

Het helpt je al enorm als je je goed voorbereid op een vergadering. Bedenk je waarom je naar de vergadering gaat, wat jouw rol is en bedenk vooraf een aantal punten die je zeker wilt inbrengen. Benadruk tijdens de vergadering dat je iets inbrengt vanuit jouw expertise. Gooi het niet zomaar in de groep, maar zeg iets van: ‘Vanuit mijn rol als projectleider of …expert ben ik ervan overtuigd dat we…’ Daarmee geef je je verhaal meer kracht. Wanneer je het niet eens met iemand ben, zoek dan toch naar een gezamenlijke basis. Je vindt het bijvoorbeeld wel heel belangrijk dat je dit onderwerp gezamenlijk bespreekt. De ander is daardoor meer geïnteresseerd in en staat open voor jouw mening.

Kortom, bedenk voorafgaand aan een vergadering:

• waarom je naar de vergadering gaat
• wat jouw rol en inbreng zal zijn tijdens de vergadering
• wat de inbreng/mening van anderen is

Tijdens de vergadering:

• zorg je ervoor dat iedereen weet wie je bent en wat je rol is
• probeer je de gemeenschappelijke basis te vergroten
• switch je eventueel van inhoud naar procesrol en wacht daarmee niet te lang

Zo ga je genieten van het spel van vergaderen en je zult zien dat je anderen makkelijker mee kunt krijgen in jouw verhaal. Ook de manier waarop je spreekt heeft invloed op hoe je overkomt tijdens vergaderingen. In de training Overtuigend Stemgebruik ga je aan de slag met jouw manier van spreken. Doe je binnenkort mee?