‘Buenos dias! Hartelijk dank voor je bericht. Van maandag 26 t/m vrijdag 30 juni ben ik beperkt in de gelegenheid om mijn e-mailberichten te controleren. Ik volg deze week een spoedcursus Spaans, ter voorbereiding op de lezing die ik geef tijdens het Congreso Fundraising in Madrid op 26 september a.s. Mijn antwoord op je bericht kan hierdoor enige vertraging oplopen.’
Wat staat er in jouw out-of-office bericht? Het is goed om hierover na te denken. Bovenstaand voorbeeld is een goed voorbeeld van hoe je je out-of-office bericht voor je kunt laten werken. Hieronder lees je waarom.
Out-of-office bericht is niet voor jezelf
Het is belangrijk om te beseffen dat je een out-of-office bericht niet voor jezelf schrijft. Het is bedoeld om iemand die jou wil bereiken te informeren over dat je niet (meteen) op zijn bericht kan reageren. Je geeft vooral informatie over hoe ze je wel kunnen bereiken of bij wie ze wel met hun vraag terecht kunnen. Een simpel ‘uw bericht wordt niet gelezen’-melding is dus niet voldoende.
De reden van je afwezigheid in je out-of-office?
Het kan goed zijn om je reden van afwezigheid te vermelden. Bedenk ook daarbij of het interessant is voor de lezer en wat het bericht over jou vertelt. ‘Woensdag is mijn mama-dag en daarom ben ik vandaag afwezig’ is daarom wellicht geen goede afwezigheidsmelder. ‘In verband met de cao- onderhandelingen ben ik afwezig tot…’ of ‘in verband met de expansie van onze organisatie naar Frankrijk, ben ik deze week afwezig voor een intensieve Franse taaltraining’, laat zien waar jij en jouw organisatie mee bezig zijn.
Wat zegt jouw out-of-office-bericht over jou?
Ga ervan uit dat een klant of relatie die je mailt je niet onnodig wil lastigvallen. Schrijf daarom niet: ‘Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met mijn collega.’ Een klant kan dat lezen als: ‘Mijn collega wil liever niet gestoord worden die heeft het al druk genoeg.’ Misschien gaat je klant zijn vraag dan wel stellen bij de concurrent. Beter is: ‘Voor al uw vragen kunt u terecht bij….’ Een goed out-of-office bericht zorgt ervoor dat een klant of relatie een positief beeld over jou en jouw organisatie houdt of krijgt.
