Out of Office

out of office "Buenos dias! Hartelijk dank voor je bericht. 
Van maandag 26 t/m vrijdag 30 juni ben ik slechts beperkt in de gelegenheid om mijn e-mailberichten te controleren. Ik volg deze week een spoedcursus Spaans, ter voorbereiding op de lezing die ik geef tijdens het Congreso Fundraising in Madrid op 26 september a.s. Mijn antwoord op je bericht kan hierdoor enige vertraging oplopen."

Wat staat er in jouw out-of-office bericht? Met de zomervakantie voor de deur is het goed om hierover na te denken. Er bestaat namelijk een enorm verschil in wat er in deze berichten staat. En er is dus ook een enorm verschil in wat deze afwezigheidsmelders uitstralen naar diegene die hem ontvangen. Bovenstaand voorbeeld vinden wij een goed voorbeeld van hoe je je out-of-office bericht voor je kunt laten werken. Hieronder lees je waarom. 

Niet voor jezelf

Het is belangrijk om te beseffen dat je een out-of-office bericht niet voor jezelf schrijft. Het is bedoeld om iemand die jou wil bereiken te informeren. Dat je niet (meteen) op zijn of haar bericht kan reageren en vooral om informatie te geven over hoe ze je wel kunnen bereiken of bij wie ze wel met hun vraag terecht kunnen. Een simpel ‘uw bericht wordt niet gelezen’-melding is dus niet voldoende.

Reden van je afwezigheid

Het kan goed zijn om je reden van afwezigheid te vermelden. Bedenk ook daarbij of het interessant is voor de lezer en wat het bericht over jou vertelt. ‘Woensdag is mijn mama-dag en daarom ben ik vandaag afwezig’ is daarom wellicht geen goede afwezigheidsmelder. ‘In verband met de cao- onderhandelingen ben ik afwezig tot…’ of ‘in verband met de expansie van onze organisatie naar Frankrijk, ben ik deze week afwezig voor een intensieve Franse taaltraining’, laat zien waar jij en jouw organisatie mee bezig zijn.

Vriendelijk

Ga ervan uit dat een klant of relatie die je mailt je niet onnodig wil lastigvallen. Schrijf daarom niet: ‘Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met mijn collega.’ Een klant kan dat lezen als: ‘Mijn collega wil liever niet gestoord worden die heeft het al druk genoeg.’ Misschien gaat je klant zijn vraag dan wel stellen bij de concurrent. Beter is: ‘Voor al uw vragen kunt u terecht bij….’

Dagje later

Vermeld in je out-of-office bericht als datum waarop je weer terug bent een dag later dan de werkelijkheid. Dat geeft jou een dag de tijd om je mailbox te legen en om met collega's bij te praten over wat er tijdens jouw afwezigheid allemaal in de organisatie is gebeurd. 

Een out-of-office bericht zegt dus veel over jou en kan ervoor zorgen dat een klant of relatie een positief beeld over jou en jouw organisatie houdt of krijgt.

p.s. Niet ieder mailprogramma heeft een mogelijkheid om een begin- en einddatum in te stellen voor je afwezigheidsmelding. Vergeet in dat geval vooral niet om je out-of-office melding handmatig uit te zetten als je terug bent. 

Geschreven door Mirjam ten Cate-Hubregtse

Categorieën :

comments powered by Disqus

0 Reacties :

Alle categorieën

Recente reacties

Archief